“هل يمكنك كتابة خطاب توصية لي ؟ “
يبدو هذا بسيطًا جدًا، أليس كذلك؟ اِذهب إلى أستاذك أو مدربك أو مستشارك المفضل، واطلب الرسالة. كما هو الحال مع معظم الأشياء في الحياة، فالأمر أكثر تعقيدًا من ذلك. ما قد لا تدركه هو أن الطريقة التي تطلب بها خطاب التوصية يمكن أن يكون لها تأثير كبير على مدى جودة الرسالة في النهاية.
تأمل الصيغتين التاليتين: “مرحبا سيدة بيتز. كيف حالكِ؟ هل ستكونين على استعداد لتكتبي لي رسالة توصية إيجابية لطلب التقديم للكلية؟ “
مقابل:
“أحتاج إلى خطاب توصية بحلول الغد.”
من الواضح أن الصياغة الأولى تضعك أنت ورسالتك في البداية الصحيحة. إن الصياغة الثانية تعني الحصول على رسالة مكتوبة على عجل وغير شخصية وليست جيدة بما يكفي. أمّا صاحب الصياغة الثانية لن يحصل على رسالة على الإطلاق.
إذا كنت تريد حقًا رسالة توصية جيدة، فهناك في الواقع العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها. إن إعداد محتوى الرسالة الجيد ليس بعيدًا عن يديك كما تعتقد. استمر في القراءة لتتعرف بشكل أكبر على كل ما يمكنك القيام به لدفع الموصي لكتابة خطاب توصية متميز من أجلك.
محتويات المقال :
الخطوة الأولى: إنشاء سيرة ذاتية
لا يجب أن تكون سيرة ذاتية رسمية كاملة التنسيق. ما يهم هو إنشاء قائمة بأنشطتك وإنجازاتك. لأنه بدون هذه القائمة، لن يكون لدى الشخص الذي يقوم بكتابة خطاب التوصية معلومات كافية للمتابعة. إن إعطاء هذه السيرة الذاتية أو القائمة للشخص الذي سيكتب رسالتك يسمح له بالكتابة عنك بشمولية أكبر، بدلاً من مجرد معرفته لك.
كلما كان هناك مزيد من المعلومات حول الطالب، كان من الأسهل كتابة رسالة توصية له. على سبيل المثال: إذا طلبت من مدرس الرياضيات كتابة رسالة لك. وهو لا يعرف إلا ما يمكنك القيام به في صف الرياضيات. ثم أعطيته سيرتك الذاتية، فسيكون بإمكانه تضمينها داخل الرسالة.
إنّ هذا أمر مهم أيضًا إذا كنت تريد أن تطلب من شخص لا يعرفك جيدًا أن يكتب لك خطابًا. سنتحدث لاحقُا عن سبب وجوب طلب الرسالة من شخص يعرفك جيدًا، ولكن هذا قد يكون غير متاح في بعض الأحيان. فقد يجب أن تكون الرسالة من مدرس علوم وأنت لست قريبًا جدًا من أي من معلمي العلوم لديك، أو ربما لم تكوّن علاقة قوية جدًا مع أي شخص في موقع يمكّنه كتابة خطاب لك. في هذه الحالة، من المهم تزويد الشخص الذي تطلب منه الكتابة بقائمة تفصيلية بمهاراتك وإنجازاتك وأنشطتك واهتماماتك وأي شيء آخر تعتقد أنه ذو صلة.
الخطوة الثانية: اختر من ستطلب منه كتابة الرسالة بعناية
يهمل العديد من الطلاب السؤال عن الأستاذ الذي درس صفًا حصلوا على درجات جيدة فيه. هذا ليس بالضرورة تكتيكًا سيئًا، ولكنه ليس دائمًا أكثر الأساليب فعالية. في كثير من الأحيان، ستجد شخصًا قادرًا على كتابة رسالة أكثر إثارة للإعجاب عنك عندما عندما يكون قد رأى أخلاقيات عملك أو تعرّف عليك حقًا كشخص. ستحتاج أيضًا إلى التفكير في من سيكون قادرًا على كتابة رسالة ذات صلة بالمنصب أو البرنامج الذي ستتقدم إليه. فإذا كنت بحاجة إلى خطاب توصية لأنك ستتقدم إلى منصب قيادي، اسأل شخصًا يمكنه التحدث عن مهاراتك القيادية في الخطاب. في هذه الحالة، قد يكون مدرب السباحة الخاص بك أفضل من مدرس اللغة الإنجليزية الذي لا يعرف أي شيء عن قدرتك على التفوق كقائد.
تجنب سؤال (أهم) شخص تعرفه. بالتأكيد، قد يبدو من المثير للإعجاب أن يكون لديك خطاب من المدير، ولكن إذا كان بالكاد يعرف اسمك، فلن يتمكن من كتابة خطاب قوي للغاية. وبالمثل، قد يبدو من الأفضل أن يكون لديك خطاب من مدرب كرة القدم الخاص بك، بشرط أن يكون قد مضى وقت طويل على معرفته بك، إذ من المحتمل أن يكتب رسالة أفضل لك. وفقًا لجامعة ستانفورد، “كلما كانت الرسالة أكثر تفصيلاً وشخصية، زاد احتمال ظهور انطباع قوي في لجنة الاختيار. لذا اسأل أساتذتك الذين يملكون معرفة شخصية أكثر شمولاً عنك وعن عملك”. إنّ من السهل على لجنة التوظيف أو القبول اكتشاف ما إذا كانت الرسالة المقدمة رسالة عامة أو نموذجًا جاهزًا. لذلك كلما عرفك الشخص الذي يكتب الرسالة، كلما حصلت على خطاب أكثر تفصيلاً.
الخطوة الثالثة: فكر كيف ستسأل
من الواضح أنه يجب أن تكون لطيفًا ومهذبًا عندما تطلب من شخص ما أن يكتب لك خطابًا. ولكن هناك صفة واحدة صغيرة ستحتاج إلى التأكد من وجودها في السؤال عند الطلب. وهذه الصفة هي: “جيد أو إيجابي” (أو أي مرادف آخر للكلمة).
إن سؤال “هل يمكنك أن تكتب لي خطاب توصية؟” مقابل سؤال “هل يمكنك أن تكتب لي رسالة توصية إيجابية؟” قد يبدوان متشابهين للغاية، وهما كذلك. لكن السؤال الثاني يضمن أن الرسالة سوف ترسمك في الواقع بشكل إيجابي، ويجعل الشخص الذي تطلبه يفكر لمدة دقيقة قبل أن يوافق على كتابة الرسالة. في بعض الأحيان يوافق المدرسون أو المدربون أو المستشارون على كتابة خطاب توصية دون التفكير حقًا فيما إذا كان بإمكانهم كتابة رسالة جيدة عنك. هذا يتركهم في مأزق فيما بعد عندما يبدؤون الرسالة ويدركون أنه ليس لديهم الكثير من الأشياء الجيدة ليقولوها عنك. بدلاً من العودة وإخبارك أنه لا يمكنهم كتابة خطاب لك، فمن المحتمل أن ينتهي بهم الأمر بكتابة خطاب عام لا يبرز مهاراتك حقًا. إذا كنت تريد أن تسأل شخصًا ما إذا ما كان بإمكانه كتابة رسالة إيجابية عنك، فسوف يفكر في الأمر أولاً. إذا أدرك أنه لا يستطيع كتابة خطاب متميز عنك، فإن ذلك محزن، لكنك على الأقل تستطيع طلب ذلك من شخص آخر قد يكون قادرًا على كتابة خطاب أفضل.
الخطوة الرابعة: شرح الغرض من الرسالة
في بعض الأحيان، يحتاج الطلاب فقط إلى خطاب عام، ولكن في أحيان أخرى، يحتاجون إلى خطاب لوظيفة محددة أو للتقدم لبرنامج معين في الكلية.
أوضحت جامعة جورجيا بأنه “يمكن للموصي كتابة خطاب أقوى إذا كان بإمكانه التحدث بشكل خاص على العلاقة بين مهاراتك وخبراتك وغرضك من الرسالة”. إذا كنت بحاجة إلى خطاب يتماشى مع طلبك للعمل كممرض مساعد، أخبر الشخص الذي تطلبه. سيكون لديهم فكرة أفضل عن المهارات والصفات التي يجب عليهم إبرازها عند كتابة رسالتك. من الأسهل دائمًا كتابة الأشياء عندما يكون لديك غرض.
الخطوة الخامسة: امنحهم أكثر من الوقت الكافي
يُطلب من بعض الأساتذة أو المدربين كتابة الكثير من رسائل التوصية بشكل أكثر مما يمكنهم انجازه. تذكر أنهم يسدون لك معروفًا وليسوا مُجبرين على كتابة الخطاب. يمكن أن تستغرق الرسالة الجيدة وقتًا طويلاً في الكتابة. والأساتذة يقضون وقتًا خارج جدولهم الزمني أو يأخذون وقتًا بعيدًا عن العائلة لكتابة رسالتك. إذا منحتهم مهلة قصيرة، فأنت تزيد من فرص عدم قدرتهم على كتابة خطاب لك، أو أن لا يكون لديهم الوقت لكتابة خطاب متميز ومفصل. إنّ هناك العديد من المتغيرات التي تحدد المدة التي قد يحتاجها شخص ما لكتابة رسالتك.
الخطوة السادسة: سهّل الأمر على الموصين
هل يجب إرسال رسالة التوصية بالبريد الإلكتروني إلى شخص ما؟ أم هناك نموذج معين يحتاج لملئه؟ هل يجب أن ترسل بالبريد؟ هل هناك صيغة محددة يفترض أن تتبعها الرسالة؟
لا تتركهم يخمنون. حتى إذا كنت تطلب من أستاذ سبق وكتب مئات الرسائل، فلا تفترض أنه يعرف أي شيء عن احتياجات رسالتك الخاصة. دعهم يعرفون بالضبط كيفية إرسال الرسالة حتى تتم بشكل صحيح وتكون العملية سهلة بالنسبة لهم. فوفقًا لتوصية جامعة نورث إيسترن: “أنت تطلب منهم أن يكتبوا الرسالة من أجلك. فلا تطلب منهم عنونتها ووضع طابع البريد عليها وإرسالها أيضًا”.
الخطوة السابعة: امنحهم حافزًا
إن كتابة خطاب التوصية عمل روتيني. لا يهم مدى حب أستاذك أو مدربك لك، فهناك أشياء أخرى يمكنه القيام بها في وقته الخاص.
إذا منحتهم حافزًا لإنجاز رسالتك، فربما يقومون بإنجازها في وقت أقرب، وهذه التقنية التي سأصفها ستجعل الأمر أقل صعوبة بالنسبة لك عند سؤالهم إذا كانوا قد فانتهوا من كتابتها.
إن الاهتمام بإنجازات الأستاذ_بحث، مقال، كتاب_ ومناقشتها معه؛ ستشعره باهتمامك به ، وأن اختيارك له لكتابة رسالة التوصية لم يكن عن عبث. يمكنك أيضًا الإشادة به وبإنجازاته على وسائل التواصل، أو تهنئته بالمناسبات السنوية. هذه ببساطة طريقة لتشجيع الشخص على إنجاز الرسالة وشكره على القيام بذلك.
الخطوة الثامنة: لا تتوقع رؤية الرسالة
عندما ينتهي من كتابة خطاب التوصية الخاص بك، قد تتوقع أن ترى نسخة من الرسالة أو قد تميل إلى طلب واحدة. الجميع يحب سماع أشياء لطيفة عن أنفسهم، ولكن هذا ليس وقت البحث عن المديح. قد يعطيك الشخص الذي يكتب رسالتك نسخة، أو ربما قد لا يفعل ذلك.
في الواقع، لدى بعض أصحاب العمل والمدارس قواعد لا تسمح لك برؤية رسائلك. تشرح جامعة نورثويسترن، “الفكرة هي أن يرسل الأستاذ تقييمًا صادقًا دون أن يشرح نفسه للطالب”. يمكن أن يكون هذا مدمرًا للأعصاب، ولكن إذا اتبعت جميع هذه الخطوات، فيمكنك أن تطمئن إلى أن الرسالة سترسم صورة إيجابية لك، لأنك سألت في البداية ما إذا كان بإمكانهم كتابة رسالة إيجابية عنك.
إذا قدم لك الشخص الذي يكتب رسالتك نسخة، فهذا رائع، ولكن إذا لم يفعل ذلك، فمن الأفضل عدم السؤال. في حالة رغبتك في الحصول على نسخة من الرسالة لاستخدامها في المستقبل، فما عليك سوى إخبارهم بأنك قد تقدم طلبًا إلى المزيد من الأماكن التي تتطلب خطاب توصية، واسألهم عما إذا كان بإمكانهم الاحتفاظ بخطابك في ملف لديهم. وعند التقديم في مكان ما، تواصل معهم واسأل إذا ما كانوا على استعداد لإرسال رسالتك مرة أخرى.
المصدر:
educationcorner
سعدنا بزيارتك، جميع مقالات الموقع هي ملك موقع الأكاديمية بوست ولا يحق لأي شخص أو جهة استخدامها دون الإشارة إليها كمصدر. تعمل إدارة الموقع على إدارة عملية كتابة المحتوى العلمي دون تدخل مباشر في أسلوب الكاتب، مما يحمل الكاتب المسؤولية عن مدى دقة وسلامة ما يكتب.
التعليقات :